Un sistema de información y control tanto administrativo como operacional bien diseñado, debe contemplar como mínimo lo siguiente:
- Ser fácil de utilizarse.
- Estar estructurado lógicamente.
- Tener procedimientos y una estructura de reportes.
- Proporcionar información completa sobre las diferentes áreas y productos de la empresa.
- Tener un mecanismo de retroalimentación que permita conocer los avances en los programas de todas las áreas.
- Asegurar que las políticas y reglas establecidas sean cumplidas.
La información debe ajustarse a las necesidades de cada empresa. Algunos ejemplos de información general que puede proporcionar un buen sistema de información son:
Información diaria
- Diferencias en conciliaciones bancarias.
- Estadísticas y comparativos de las diferentes áreas según el giro.
- Pagos realizados en efectivo y cheques.
- Saldos en caja, chequeras e inversiones.
- Ventas en efectivo y crédito.
Información semanal
- Avances en programas y proyectos de cada área.
- Conciliaciones de caja chica.
- Cuentas por cobrar y pagar.
- Informes ejecutivos de cada una de las áreas de la empresa.
- Modificaciones a la plantilla del personal.
Información mensual
- Análisis detallado de inventarios, compras, ventas, producción y presupuesto.
- Áreas críticas o con problemas.
- Balance, estado de resultados y origen y aplicación de recursos.
- Situación del mercado.
- Situación de la competencia.
Información trimestral, semestral y anual
- Avances de nuevos proyectos.
- Comparativo con el mismo mes, trimestre o semestre del año anterior.
- Concentrado y comparativo de la información semanal y mensual
- Información sobre clientes, distribuidores, proveedores y empleados.
- Información sobre líneas de productos.
- Investigación y desarrollo (tecnología de punta).
- Modificación de regulaciones e impuestos por la autoridad.
- Nuevos productos nacionales e internacionales en el mercado.
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